多くの時間を費やしてしまう4つのポイント

続いて、ロッシェル氏は日本人が仕事に多くの時間を費やしてしまう理由として、4つのポイントを述べました。

①    会議

日本では、ダラダラ長引くことが多く、明確な目的のないままおこなっていることが多い。また、全員参加を重要視し、人が多過ぎてディスカッションに参加しない人が出てきている。それぞれ移動時間もかかり非常に無駄であるので、生産性が非常に低い。

シリコンバレーでは、立ちながら会議、歩きながら会議というやり方でダラダラを防ぎ、必ず明確な目的とアジェンダをもって会議をおこなう。必要な人だけが参加し、ほかのメンバーは議事録で共有してアクションプランも作っておく。そしてWEB上の機能を用いて、遠隔的に会議をおこなうことで効率よくしている。

②    方針、手続き、書類、社内ルールといったような役職的なこと

日本では、ビジネスをする際いろいろな対策が必要になるので、その度に新しいルールや手続きをつくる。これが時間の経過とともに蓄積してしまい、社員の限られた時間を消費している。また、人は信頼できないから人を管理しましょうという考えの「性悪説」をもとにルールやポリシーがつくられている。

シリコンバレーでは、企業文化のリーダーのNetflixを例にすると、できるだけ方針を少なくしている。方針があるとしたらできるだけシンプル。例えば、従業員が何日でも休暇をとれる、子どもが産まれた場合最初の1年は無限に有給休暇をとれるようにする。そして、出張の関連経費のポリシーは「Netflixにとって良いことをする」という一つのフレーズ。社員を一人の「成熟した大人」という姿勢をとっている。

③    コミュニケーションとコーディネーション

日本では、社員のメールの使用量が多いので受け手が対応できない状況が生まれている。そしてスケジュールが会議や電話で埋まり、仕事をする時間がない。また、日本の管理方法をみると上司のマイクロマネジメントや「報･連･相（報告･連絡･相談）」が期待されており、上司と部下の間のコーディネーションが非常に多い。

シリコンバレーでは、ソフトウェアを使ってできるだけコミュニケーションを効率化。ウィークリーレポートなどをオンライン化し共有する。部下や周りの人への継続的なフィードバックをするためのオンラインツールもよく使われている。

④    時間外勤務

日本では、残業するのがあたりまえという雰囲気。与えられている仕事の量が、与えられた時間にマッチしていない。そして、可能な時間をすべて占めるように仕事が拡大。仕事に終わりがない時代に生きている。

シリコンバレーでは、仕事が好きで長く仕事をしている人もおり、残業時間は人それぞれ。時間管理や個人の生産性が注目されている。高域なフレックスタイム、自由な自宅勤務、どこからでも働ける働き方が人気。また、よく耳にするのが“ワークライフブレンド”。これは、ワークバランスは不可能かもしれないが、うまく組み合わせることによってうまくできる（ブレンド）といった考え。例えば「夕方5時に帰って家でご飯や子育てをしたあと家で仕事をする」というように、うまく時間を組み合わせて（ブレンドして）行うこと。

ジョブディスクリプションが必要

遅野井：日本は失敗をなかなか許さない制度やルールがベースにあるのではないかと思います。失敗するとレッテルを張られて、復活の機会も与えられないということもあります。イノベーションや成功は低い確率の中で石橋をたたいてようやく何年後かに成功が出るものですが、出るころには時代遅れになっているということがジレンマとしてあると思います。

ロッシェル氏：シリコンバレーでは失敗は成功のもとという考えが強いですね。日本は怖さゆえに新しいことができません。

谷本氏：上司はどんなときでも責任をとって部下になんでもやらせればいいのに「失敗するな」と言います。これは失敗を許さない文化ではなく、上司が失敗したくない文化である気がします。会社にきちんと責任をとれる人がいるかどうかが重要です。そういう人に、部下はついていくと思います。尊敬できる上司になるということは、人間的な問題も私は大切だなと思います。

遅野井：責任がとりにくいのは、責任をとる範囲が不明確でグレーだからですかね。日本はジョブディスクリプションがないですし、微妙にお互い責任をとりたくない領域を増やしている気がします。

谷本氏：ジョブディスクリプションがあれば断ることもできると思います。ただ部署の責任や大きい仕事をするときは、明らかに責任の所在がわかるじゃないですか。そこはきちんと腹が座った方を上にあげられるかたちにしたほうがいいと思います。

ロッシェル氏：もっと仕事の内容を明確にして、そして誰が適任なのか言えるようにしたほうがいいですね。